大手メーカーの会計ソフトでも、きっとできないことだと思います。
何度か書いていることですが、快速会計の隠れた自慢話(?)みたいなものなのです。
私は、他社のすべての会計ソフトの仕様を知っているわけではないので、「日本で唯一!」とは申しませんが、かなり珍しくて、しかも、強烈な効果をもつ処理を行うものです。
固有の製品名をここには書きませんが、私がお手本にさせていただいた大手メーカーの会計ソフトのどれもできないことでした。
「なにができないのか、できるようにしたのか、早く言いなさいよ!」
それはですね、勘定科目の設定で、「補助科目を使用する」の項目をNo(いいえ)と設定して、仕訳入力を始めたあとに、「あ~、やっぱり、補助科目が必要だぁ~」と思って設定変更をしようとしても、すでに仕訳に使われている勘定科目では、「補助科目を使用する」の項目をYes(はい)に設定変更ができないのです。
期首の時点で、勘定科目に既に補助科目がいくつかあって、期中で、そこに新しい補助科目を追加することは、どんな会計ソフトでもできます。
上の説明は、「初めて、補助科目を使うことにしたい」んだけど、勘定科目だけで仕訳をやっちゃっているから、いまさら無理だよぉ~、という悲しい現実を言っているのです。
これが、ほとんどの会計ソフトの切ない仕様だと思います。
しかしながら、必要ないと思っていたのに、痛切に必要だと感じ始めて、「翌期首まで、おれは待てない!」というひと、いますよね。私自身がそうでしたので、なんとかしよう!と考えて作ったのが、上の画像のフォームです。「補助科目設定(強制的処理)」という、なんだか物騒なタイトルです。
「これで何をどうするの?危ない話?ワクワクするねぇ~♪」
Accessのフォームというのは、ほとんどが、その裏側にテーブルとかクエリが存在していて、それが保持している値をフォームのテキストボックスなどに表示しているわけです。
ですから、勘定科目と補助科目の設定フォームで「ダメよぉ~、ダメダメ!」と言われても、裏から手を回して、力技で修正をかけて、そのあとに、勘定科目と補助科目の設定フォームを表示し直すと、あら不思議!やりたいことができるようになっているわけです。
1.補助科目設定(強制的処理)のフォームで、初めて補助科目を設定したい勘定科目を、コンボボックスから選択して、「実行」ボタンをクリックします。他にも初めて補助科目を設定したい勘定科目があるなら、同じ操作を繰り返します。
2.「1」の操作によって、勘定科目マスタのテーブルの「補助科目を使用する」の項目をYes(はい)に更新し、「999:その他」という名称の、初めての補助科目をひとつだけ追加します。
3.過去に勘定科目だけで仕訳したデータを、「999:その他」という補助科目を使って仕訳したように、すべて変更します。
4.補助科目設定(強制的処理)フォームを閉じます。
5.勘定科目と補助科目の設定フォームを開きます。当該勘定科目を確認すると、「補助科目を使用する」の項目がYes(はい)に変わっています。1から998の範囲で必要な補助科目を設定し、消費税区分やサーチキーを(必要なら)設定します。
6.勘定科目と補助科目の設定フォームを閉じます。
7.当該勘定科目の総勘定元帳を開きます。目で追って、レコードセレクタをダブルクリックして修正等専用伝票を開き、正しい補助科目に修正して登録し直します。「999:その他」のままでよいデータもあると思います。
8.摘要に取引先名が書いてあって、補助科目名がそれと同じなら、「仕訳複合仕訳」のフォームで、摘要で検索し、抽出後の処理で、補助科目を「999:その他」から「1:◯◯商事」とか「2:●●コーポレーション」などに一括変更もできます。
「売掛金」「買掛金」「未払金」「預り金」「租税公課」などは、運用当初から補助科目が設定済みですが、私の経験からいうと、「立替金」「前受収益」などは、「あ~、やっぱり、補助科目が必要だぁ~」と、あとになってから痛感します。
飲食店だと、「売上高」ひとつで会計処理していたけれど、テイクアウトを始めたあとは消費税率が8%の軽減税率ですから、「あ~、やっぱり、補助科目が必要だぁ~」となります。
そんな場合に、いつでも必要なときに補助科目を使い始めることができるという快速会計の小粋な対応。。。自慢しても良いですよね♪