青色決算書や収支内訳書を作成するときに、すごく役立ちます♪
2月～3月は、個人事業主のかたたちが忙しい時期です。そう！確定申告ですね。
本業の作業はお手のものでも、会計処理は苦手という方が多いです。確定申告が遅れると青色申告を取り消されたりしますから、毎年、3/15が近づいてくると、眉間にシワが寄って、ため息もたくさん出ますね。
私自身も、この時期、契約先のために青色決算書を作りますが、快速会計の機能で青色決算書作りに便利なものがありますので、ご紹介します。
上の画像は、仕訳日記帳の右下の部分です。「表示中のデータをCSV形式の表に変換」というボタンが有ります。この記事では、このボタンの使い方を書きます。
青色決算書に、売上先と仕入先に関して、年間の取引高の合計を書く欄が有ります。
売上先に関しては、売掛金の補助元帳から請求金額の合計（借方金額の合計）を読み取ればよいので楽ですが（コピペもできます）、問題は仕入先です。
多くの仕入先が「締め支払い」で、毎月、請求書を送ってくるなら、買掛金の補助元帳で、売上先と同様のやりかたができるのですが、私の契約先に多い工務店だと、現金払い・クレカ払いがほとんどなので、売上先と同様のやりかたができません。
では、どうするか。
仕訳複合検索のフォームで、２つの検索条件を設定します。
１．勘定科目に「仕入高」を設定する。
２．摘要に、年間の購入金額が多かったホームセンターなどの店名を設定する。
これで検索すると、仕訳日記帳の形式で検索結果が表示されます。
さて、このあとです。
上の画像の「表示中のデータをCSV形式の表に変換」というボタンをクリックしましょう。すると、、、
１．Ｃドライブの「快速会計」フォルダ内に、変換されたCSV形式の表が保存されます。
２．エクスプローラーでＣドライブの「快速会計」フォルダを開き、CSV形式の表をダブルクリックするとExcelが起動します。
３．金額の欄の一番下のセルに、合計の計算式を設定します。「Σ」のボタンをクリックするとよいですね。
４．Enterキーを押すと合計金額が表示されます。
このようにして、仕入金額が多かった順に、４回、操作をして、仕入先ごとの年間仕入金額を集計します。
なぜ、４回かというと、上位４社を個別に記載して、残りは「上記以外の合計」でよいからです。
この記事で紹介した操作で、正しく集計を行うためには、摘要に記載する店名を統一する必要があります。そうでないと検索漏れが生じます。
例えば、島忠ホームズというお店がありますが、摘要に、「島忠」と書いたり、「島忠Homes」と書いたりすると、「島忠ホームズ」で検索したときに、それらが検索対象外になってしまうわけです。
摘要への記載を統一するいちばん良い方法は、「島忠ホームズ 工事材料費」といった摘要を登録して、いつもそれを使うことです。
ため息の回数が、少し、減ると良いですねぇ～♪
下記の記事も参考にしてください。非常に重要なことを解説しておりますので。
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固定ページの「個人事業主が快速会計をご利用になりたいときは」では、本来、小規模法人向けに開発された 快速会計 for Access を個人事業主に利用していただくための方法を解説しています。
※確定申告が終わったら、Ｃドライブの「快速会計」フォルダ内のCSV形式の表を削除してください。そのままでも悪さをしませんが、邪魔だと思いますので。