仕訳との関連付けの機能が有るか無いかで、会計ソフトの使い勝手が、天と地ほどに違ってきます。
この画像は、摘要登録のフォームです。上と下、２セクションの構造になっています。
上のセクションで摘要登録をし、下のセクションで登録した摘要と仕訳とを関連付けます。ひとつの摘要を複数の仕訳に関連付けることができます。
例えば、「一部返済」という摘要を登録して、それに関連付けると良いと思われる仕訳は下記のものがあります。※借方・貸方の言葉を省略します。
短期借入金／現金、短期借入金／普通預金、長期借入金／普通預金、長期未払金／普通預金
短期借入金は社長による立替払や運転資金の一時的な貸付け、長期借入金は証書貸付、長期未払金はカーローンや器具備品のショッピングローンを想定しています。
上記の仕訳を入力すると、「一部返済」という摘要がコンボボックスのリストに候補として表示されます。ほかの仕訳では表示されません。
関連付ける仕訳は、借方・貸方のどちらかが空白でも構いません。
上の画像は、見にくいと思いますが、「振込手数料相当額値引」という言葉を摘要として登録したものを例にしてみました。
この摘要に関連付けた仕訳は、売上高／（空白）で、ひとつの仕訳だけです。
通常は貸方に置く「売上高」が、なぜ、借方に置かれているのか。
「値引き」だからですね。「売上値引」という勘定科目もあって、快速会計で使用できますが、私は、通常使う勘定科目を増やしたくないので、売上値引のときは、「売上高」を借方に置くようにしています。
2023年9月30日までは、ここに「支払手数料」を置いて、摘要は「振込手数料当方負担」にしていました。
もう、おわかりですね。
当方が請求した売上代金を得意先が振り込んでくるときに、振込手数料の440円とかを引くことがあります。その時の仕訳のやりかたを、インボイス制度が始まってから変更することになったのです。
差し引かれた振込手数料相当額を値引とするなら、金額が小さいので、返還インボイスの発行は不要であると。詳しくは下の解説をお読みください。
少額な返還インボイスの交付義務免除の概要（国税庁のHPを参照）
ちょこまかと摘要を登録していると、あっという間に100個とかになります。もしも「仕訳との関連付け」ができなかったら、振替伝票の摘要のコンボボックスに、常に100個の摘要がリストアップされるわけですから、選ぶのも大変だし、煩わしいことこの上ないです。そのような仕様の会計ソフトは使わないでくださいね。
私の仕事（工務店やレストランの経理事務代行）に関連して説明しますと、例えば、仕入高／現金と入力したときに、摘要のコンボボックスに次のように、店名と購入した商品名がリストアップされて、その中からマウスクリックか摘要コードの入力で、ぱっと摘要の欄に摘要文がセットされるのが良いのです。
【例】島忠ホームズ 工事材料、ビバホーム 工事材料、マルエツ 野菜類、東急ストア 調味料
仕訳との関連付けは、増やしたり減らしたりできますから、いい感じでリストの候補にあがるように調整しましょう。