弊社が推奨するルールなのですけれど。。。
領収書やレシートの裏面は、たいてい真っ白ですね。まれに、広告が印刷されているレシートもありますが。
真っ白の裏面に、最近は、インボイス制度の登録番号をゴム印で押した領収書を見かけます。
また、接待飲食費の領収書だと、裏面に、接待先の企業名や氏名を書く場合もあります。
接待をして飲食をしたときは、自社の参加者も含めて、総勢何人で飲食したかを明確にします。
それは、その飲食費を「交際費」にすべきか、「会議費」にすべきかの判断に必要だからです。国税庁のHPでは、以下のように説明しています。「2」の説明に注目してください。
交際費等の範囲から除かれるもの
次に掲げる費用は交際費等から除かれます。
1 専ら従業員の慰安のために行われる運動会、演芸会、旅行等のために通常要する費用
2 飲食その他これに類する行為（以下「飲食等」といいます。）のために要する費用（専らその法人の役員もしくは従業員またはこれらの親族に対する接待等のために支出するものを除きます。）であって、その支出する金額を飲食等に参加した者の数で割って計算した金額が10,000円以下である費用（注）
（注）令和６年３月31日以前に支出された飲食等に係る費用についての基準金額は、5,000円以下になります。
5,000円基準の時期もあったけれど、現在は10,000円基準です。
頭数で割り算して、10,000円以下なら「会議費」で、10,000円を超えるなら「交際費」にしてください、とのことです。下記のような決め事もあります。
交際費の損金不算入制度
交際費は原則として損金不算入ですが、中小法人には特例措置があり、一定の条件を満たす場合に損金計上が可能です。
中小法人の特例：資本金が1億円以下の法人（中小法人）は、交際費の損金計上に関して以下のいずれかを選択できます。
・最大800万円まで損金として計上可能。
・接待飲食費が発生するごとに、その半額を損金として計上可能。
中小法人の場合は、年間で、最大800万円まで損金（交際費）として計上可能なのです。
話があちこち飛びましたが、「交際費」に関する注意点でした。
さて、この記事では、もっと小さな気遣いのことを書くつもりだったのです。
交際費に限らず、領収書やレシートの裏面にメモすることを習慣にしてしまうと、経理担当者は大変な苦労を背負うことになります。
それは何かというと、領収書やレシートの1枚ごとに、「裏面に、何かメモがあるかしら？」とひっくり返して確かめることが必要になるからです。
ほんの１～２秒のことかも知れませんが、その動作を、何百回何千回と繰り返すことは、大変な苦労なのです。
ですから、真っ白な裏面に何かをメモしたい気持ちはわかりますが、そこをぐっとこらえていただいて、表面の余白はちょっとしかないと思いますが、少ない余白に小さな字で、取引先の企業名や参加者のことを書いてほしいのです。
そうすることで、経理担当者は「裏面を見なくても良い」と決めて作業ができますから、気持ちがとても楽になるのです。