振替伝票にある「差額」の表示と「差額更新」というボタンは簡易電卓です。
この画像は、お馴染みの振替伝票です。
右下に指先の画像を追加して注意を促している先が、「差額」というテキストボックスです。
快速会計は、複式簿記を行う会計ソフトなので、借方金額の合計と貸方金額の合計が一致しないと、どうやっても、伝票登録ができない仕組みになっています。
合計金額が不一致の場合には、太い数字で差額が表示されます。
例にしている画像では、借方金額合計が770円少ないことを、赤い太字で表示しています。貸方金額合計が少ないときは、青い太字で表示します。
この表示を見て、「あれ？貸借合計金額が一致するはずだったんだけどなぁ」と悩んだあとは、何がいけないのか、原因を究明しないといけません。
上の画像のケースでは、得意先から連絡があって「当社側の売掛金もあるので、それを相殺して、みずほ銀行の普通預金にお振込みしま～す」だったから、売掛金と買掛金の相殺で簡単に済む仕訳だと思っていたのに、なにゆえ？
はい！そこで、差額の金額をよぉ～く見ましょう。770円ですよぉ。
「あ！振り込み手数料が引かれているのか！」
正解です。支払通知書を発行してくれる、すごくちゃんとした会社でも、振り込み手数料のことまでは記載していないことが多いですね。
「複合仕訳は、ジグソーパズル」これも私の持論です。思いついた金額を、借方に置いてみたり、貸方に置いてみたりして、差額がゼロになるかならないか、そのたびに、「差額更新」ボタンをクリックして結果を確認することができます。
なので、簡易電卓のような使い方もできるのです。
ちなみに、カーソルが次の明細行に移ると、差額は自動的に再計算されますので、「差額更新」ボタンのクリックは不要です。早く結果を知りたいときにだけ、「差額更新」ボタンをクリックしましょう。
私の取引先に多い工務店の場合だと、普通預金に工事代金が入金になる際に、先方が立て替えた材料費の相殺と、振り込み手数料の差引は当たり前になっています。
ですから、最初に基本の仕訳を作ってしまえば、それを使い回して、日付や金額を２～３個所変更するだけで仕訳が完成します。
仕訳ひながたを作っておいて呼び出す方法と、元帳を見て過去の仕訳伝票を複写する方法があります。
私は、「元帳を見て、、、」をよくやります。取引先ごとの補助元帳を使って行うと、残高が正常かどうかがわかりやすいからです。
「払いすぎ」や「回収漏れ」があれば、補助元帳ではそれがよく分かるので、メリットがありますね。
売掛金の補助元帳の残高に、ポツンと770円が残っていたりします。
そのときは、「振り込み手数料」がらみで、仕訳の間違いがありそうだなと気づくのです。